Create and send quotations

• Một qualified lead đã được convert thành opportunity, bước tiếp theo sẽ là tạo quotation, tiến trình này được xử lý trong app CRM của Odoo

Create a new quotation

• Để tạo mới quotation, mở CRM, hiệ ra Pipeline trên dashboard CRM

• Chọn một opportunity mà bạn muốn gửi báo giá.

• Trong form view của opportunity chọn New Quotation button.

• Lưu ý quan trọng: Sales app phải được cài đặt trước mới có thể sử dụng tính năng tạo Quotation trong CRM

• Lưu ý quan trọng 2: field Customer không được yêu cầu trong opportunity form, tuy nhiên Customer information phải được thêm vào hoặc link tới Customer đã tồn tại trước khi quotation được gửi. Nếu Customer field trên opportunity để trống, khi click New Quotation sẽ mở popup window với các option sau:

  • Create a new customer: tạo mới một contact với thông tin hiện tại của opportunity
  • Link to existing customer: mở một dropdown list các contact, bạn phải chọn một contact tương ứng với opportunity hiện tại.
  • Do not link to a customer: quotation sẽ không link tới customer

• Chi tiết form tạo quotation từ CRM sẽ như sau:

  trong đó, lưu ý các mục sau:

  • Customer: contact được tạo báo giá này

  • Referrer: khách hàng hoặc contact nào đó đã giới thiệu khách hàng hiện tại của quotation.

  • Invoice Address: địa chỉ để gửi hóa đơn

  • Delivery Address: địa chỉ dùng để gửi hàng hóa đến khách hàng

  • Quotation Template: nếu có quotation template sẵn, hãy chọn một template từ danh sách dropdown

  • Expiration: Ngày hết hạn của báo giá

  • Quotation Date: Ngày tạo của draft/sent orders, ngày xác nhận của đơn đặt hàng đã xác nhận. Lưu ý: chỉ hiển thị trong Developer mode (Debug mode).

  • Recurring Plan: gói gia hạn định kỳ nếu báo giá này dành cho sản phẩm định kỳ hoặc có gói đăng ký. Lưu ý: chỉ có ở bản enterprise

  • Pricelist: chọn một bảng giá để áp dụng cho đơn hàng này

  • Payment Term: Thời hạn thanh toán

  • Tip: Expiration field sẽ được tự động điền dựa trên ngày tạo quotation khung thời hạn mặc định được config trong Sales -> Configuration -> Settings -> Quotations & Orders -> Default Quotation Validity, để bỏ tự động expiration, set 0 vào field này.

  • Tip: Khi dùng quotation template, expiration date sẽ dựa vào Quotation Validity trong template, để thay đổi validity date vào Sales -> Configuration -> Sales Orders -> Quotation Templates, sau khi mở templates, update field Quotation Validity

Order lines

• Sau khi update customer, payment, và deadline của quotation, ở dưới Order Lines tab của quotation có thể thêm chi tiết product bằng cách click Add a Product hoặc click Catalog.

• Nếu click Add a Product phải nhập từng sản phẩm một từ danh sách dropdown hoặc có thể tạo mới hoặc tạo mới và sửa.

  • Sau khi chọn product, nhập tiếp số lượng vào cột Quantity
  • Để xóa sản phẩm khỏi danh sách, click vào biểu tượng thùng rác cuối hàng.
  • Để tổ chức các sản phẩm, có thể click Add a section ở Order Lines, nhập tên, sau đó kéo thả tới hàng bạn muốn tổ chức.

• Nếu click Catalog, Odoo sẽ show ra product page, trong đó các product sẽ được tổ chức theo category, như hình.

  Bạn phải chọn product, số lượng, sau đó click vào Back to quotation để quay trở lại giao diện quotation.

Preview and send quotation

• Để xem preview quotation, click vào Preview button, Odoo sẽ chuyển hướng tới trang portal mà khách hàng sẽ xem quotation

• Để quay lại, click Return to edit mode để quay lại giao diện chỉnh sửa quotation backend.

• Khi quotation đã sẵn sàng để gửi, click Send button để gửi email kèm quotation này tới khách hàng.

• Sau khi gửi, lịch sử sẽ lưu lại chatter, trạng thái báo giá sẽ Quotation Sent

• Sau khi được Confirm, báo giá sẽ trở thành đơn hàng

Mark an opportunity won or lost

• Để cho pipeline sạch sẽ và đúng đắn, opportunities cần được xác định là won hoặc lost một khi khách hàng phản hồi về báo giá.

• Để mark một opportunity là won hay lost thì trong giao diện form view của opportunity, click vào Won hoặc Lost button.

• Một banner màu xanh sẽ xuất hiện ở góc phải form view nếu opportunity đó được mark là Won stage.

• Một banner màu đỏ sẽ xuất hiện ở góc phải form view nếu opportunity đó được mark là Lost stage.

• Khi mark opportunity là Lost bạn cần phải điền lý do tại popup window, Lost Reason có thể được chọn từ dropdown list hoặc Create mới

• Tip: "Best practice" là cấu hình trước các Lost Reason tại CRM -> Configuration -> Lost Reasons

• Ghi chú bổ sung có thể được thêm tại Closing Note field

• Để view Lost opportunities thì tại giao diện My Pipeline tại icon mũi tên xuống tại search bar, tick chọn vào Lost

• Ghi chú quan trọng: mặc dù opportunites có thể dùng thao tác Archive để mark Lost, tuy nhiên cần phân biệt rõ là các opportunities bị mark là Archive sẽ không xuất hiện trong các Reports. Nên một khi xác định opportunity đó là Lost thì cần phải xác định rõ Lost Reason