Scheduled actions

• Scheduled actions là các tiến trình được config trước cho phép users tự động hóa vài tasks quan trọng với database. Dựa trên lịch trình được chỉ định hoặc số lần thực thi. Các tasks này bao gồm gửi email, tạo hóa đơn, clean data,...

• Trong Odoo Subscriptions, có hai scheduled actions khởi tạo quy trình thanh toán cho các đăng ký định kỳ đang hoạt động và khi nào việc thanh toán sẽ dừng do hết hạn subscription

• Mặc định chúng được active, bạn có thể vô hiệu hóa chúng thủ công

Access scheduled actions

• Phải active Developer mode bằng cách gõ Control + K (hoặc Command + K trên macos) gõ Debug rồi chọn active.

• Vào Settings -> Technical -> Scheduled Actions

• Từ dashboard, trên search bar tìm Subscriptions sẽ show ra 4 action:

  • Sale Subscription: generate recurring invoices and payments
  • Sale Subscription: subscription expiration
  • Sale Subscription: send reminder for subscriptions with no token
  • Sale Subscription: Update KPI

• Ghi chú: Scheduled actions đã lên lịch không thực hiện chính xác thời gian nếu thời gian execute ít hơn 5 phút, đây là quy tắc chung cho các scheduled actions

Generate recurring invoices and payments

• Để cho Sale Subscription: generating recurring invoices and payments action chạy một cách chính xác trong việc tạo hóa đơn định kỳ và thanh toán trên gói đăng ký Deferred Expense và Deferred Revenue account phải được cài đặt để Odoo xử lý các hóa đơn và thanh toán khác nhau liên quan đến gói đăng ký.

• Vào Accounting -> Configuration -> Settings, xem ở mục Default Accounts, chọn Deferred Expense và Deferrerd Revenue từ danh sách dropdown

Create invoice

• Các yếu tố cần thiết để cronjob Sales Subscription: generate recurring invoices and payments chạy được tìm trong form chi tiết của sales order đã được xác nhận.

• Chú ý vào field Recurring Plan và Date of Next Invoice trong form, Odoo dùng 2 fields này để tính ngày lập hóa đơn thanh toán gói đăng ký tiếp theo.

• Cảnh báo: nếu sản phẩm có Invoice Policy được set là Based on Delivered Quantities và số lượng giao là 0, Odoo không tạo một hóa đơn và khách hàng không bị tính phí Thay vào đó, subscription được xử lý như một sản phẩm định kỳ miễn phí và được phản ảnh như vậy trong log của chatter của subscription sales order Khi điều này xảy ra, sẽ có message dạng như sau: Automatic renewal succeeded. Free subscription. Next invoice: [date]. No email sent.

• Khi hóa đơn được tạo , hóa đơn có thể được view từ sales order bằng click vào Invoices smart button

• Một email được gửi tới khách hàng để thông báo cho họ về phí đăng ký gói định kỳ nếu có Payment Token trên account.

• Payment Token nằm ở tab Other Info trong sales order ở Subscription section. Nếu không có Payment Token được set trên form invoice cũng được tạo và gửi tới khách hàng, nhưng thanh toán phải đăng ký thủ công.

• Chú ý: nếu Online payment checkbox được tick trong Other Info tab, hóa đơn sẽ không được tạo theo cronjob đã được lên lịch vào ngày lập hóa đơn tiếp theo. Thay vào đó, hóa đơn được tạo khi khách hàng hoàn tất thanh toán thủ công cho subscription Để sử dụng thanh toán tự động theo Payment Token và tự động tạo hóa đơn, checkbox này phải trống

Closing invoice

• Cronjob Sales Subscription: generate recurring invoices and payment cũng có khả năng đóng một subscription theo các điều kiện sau:
  • Nếu subscription không có Payment Token trong sales order form như trên
  • Nếu subscription có Payment Token và cố tính phí:
    • Nếu charge phí thành công, tạo và post hóa đơn
    • Nếu charge phí thất bại, gửi nhắc nhở định kỳ cho khách hàng. Tự đóng subscription nếu nó liên tục thất bại trong nhiều hơn 14 ngày.

Subscriptions expiration

• Cronjob Sale Subscription: subscription expiration sẽ kiểm tra tất cả các điều kiện khiến subscription tự đóng, nếu đáp ứng một số điều kiện nhất định cronjob này sẽ đóng subscription đó
• Cronjob này sẽ xem trong sales order, field Recurring Plan có ngày đến hạn không? (field until bên cạnh Recurring Plan)
• Sau đó cronjob sẽ kiểm tra xem đơn hàng đã được thanh toán trong kỳ hạn hay chưa, có thể xem các hóa đơn đính với sales order này bằng cách click vào Invoices smart button Nhìn vào cột Invoice Date
• Các hóa đơn chưa được thanh toán có Invoice Date vượt quá số ngày được xác định trong field Automatic closing ở Recurring Plan sẽ được tự động đóng